Protocolo

• Conceito: é o conjunto de operações que visam receber, classificar, registrar e movimentar os documentos correntes. O protocolo está relacionado a atividades de controle;

• Recebimento: é a atividade de receber os documentos que chegam para a instituição;

• Classificação: consiste na avaliação da documentação conforme o assunto. Se o mesmo for ostensivo, é feita a classificação conforme a tabela de temporalidade. Caso seja sigiloso ou particular, o documento deve ser encaminhado diretamente para o destinatário;

• Registro: é a inclusão do documento em um cadastro de controle, o qual pode ser automatizado ou manual;

• Movimentação: é o deslocamento de uma documentação. Quando a movimentação ocorre dentro da instituição, é chamada de distribuição. Quando o documento sai da instituição, essa movimentação externa é denominada expedição.

Métodos de Arquivamento

• Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades;

• Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um arquivo:
• Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
• Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento.

• O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões;

• Método alfabético (sistema direto): utiliza da alfabetação para organizar os documentos e pastas. Algumas regras:
• Considera-se sempre o último sobrenome. Ex: João da Silva Santos = Santos, João da Silva;
• No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome;
• Preposições (“de”, “da”) não são partes do último sobrenome. Ex: José da Silva = Silva, José da;
• Sobrenomes compostos não se separam. Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco, José;
• Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em consideração na organização alfabética. Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;
• Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre parênteses. Ex: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);
• Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com exceção daqueles de origem árabe, japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se apresentam. Ex: Muhammad Ali = Muhammad Ali;
• Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e preposições, caso tenham. Ex. O Globo = Globo (O);
• Nomes de conferências, reuniões e assembléias em geral são escritos por extenso e, caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses. Ex: IV Congresso Nacional dos Concurseiros = Congresso Nacional dos Concurseiros (IV).

• Método geográfico (sistema direto): os documentos são organizados de acordo com o local de sua procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países;

• Método numérico (sistema indireto):   
• Numérico simples: as pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por meio de um índice, denominado onomástico;
• Numérico cronológico: neste método, os documentos também são organizados por números, porém a atribuição destes segue uma ordem cronológica;
• Dígito-terminal: usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com um número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.

• Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos por assunto. Ex: Pasta “folhas de pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim de facilitar o arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais basicamente consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.

Gestão de Documentos

• Conceito: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

ATENÇÃO: Não há gestão de documentos na fase permanente, pois neste caso os mesmos já não possuem mais valor administrativo.

• Objetivos:
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
• Permitir que arquivos sem valor legal, fiscal ou científico sejam corretamente descartados;
• Permitir que a informação esteja prontamente disponível a quem dela precisar;
• Assegurar a execução adequada de processos automatizados de gestão da informação, como o da micrográfica, por exemplo.

• Fases:
• Produção: é a própria elaboração do documento em razão das atividades desenvolvidas pelo órgão. Para não prejudicar o controle dos documentos, deve-se evitar a reprodução desnecessária dos mesmos;
• Utilização: é o manuseio dos documentos, o fluxo que estes fazem para cumprir suas funções administrativas. Está relacionada ao trâmite, ordenação, protocolo e arquivamento;
• Destinação: é o processo de avaliação documental, com o fim de estipular o que será descartado, o que será arquivado e os respectivos prazos de guarda.

• Diagnósticos: trata-se de um levantamento geral das condições de funcionamento de um arquivo, avaliando vários fatores, como instalações físicas, condições de armazenamento, recursos humanos, estado de conservação de documentos, entre outros, identificando falhas e possibilidades de melhoria.

Classificação de Documentos

• Quando ao gênero:
• Textuais: são impressos, manuscritos ou datilografados;
• Cartográficos: envolvem o uso de mapas;
• Iconográficos: são aqueles dotados de imagens estáticas, como fotografias e slides, por exemplo;
• Filmográficos: são dotados de imagens em movimento, como filmes;
• Sonoros: envolvem registros fonográficos, como fitas audiomagnéticas;
• Micrográficos: estão em suporte fílmico resultante da microrreprodução, como um microfilme ou uma microficha;
• Informáticos: precisam de um computador para serem lidos, como um arquivo de texto, um arquivo de planilha eletrônica, entre outros.

• Quando à espécie:
• Normativos: criam regras e ditam normas, como leis, decretos e regulamentos;
• Enunciativos: demonstram a opinião e a posição de alguém sobre determinada matéria, como um parecer ou um relatório;
• De assentamento: registra fatos e ocorrências, como uma ata;
• Comprobatórios: comprovam fatos, como certidões e atestados;
• De ajuste: dizem respeito a acordos realizados, como um contrato, por exemplo;
• De correspondência: visam implementar a execução dos atos normativos, como editais, avisos e ofícios.

• Quando à natureza do assunto:
• Ostensivos: qualquer um pode ter acesso;
• Sigilosos: o acesso deve ser restrito, pois sua divulgação pode ser prejudicial.

• Graus de sigilo:
• Ultra-secretos: são documentos cujo conhecimento não autorizado pode acarretar em danos excepcionalmente graves à sociedade. O prazo de sigilo é 25 anos;
• Secretos: seu conhecimento não autorizado pode ocasionar graves danos à sociedade. Prazo de 15 anos;
• Reservados: não devem ser do conhecimento do público em geral. Prazo de 5 anos.

ATENÇÃO: Somente os documentos ultra-secretos podem ter seu prazo (25 anos) prorrogado uma única vez. 

Classificação de Arquivos

• Quanto à entidade produtora:
• Públicos: mantidos por órgãos e instituições públicas;
• Privados: mantidos por empresas de caráter privado.

• Quanto à natureza dos documentos:
• Especiais: são arquivos com documentos que, em razão de suas formas físicas distintas, exigem uma série de cuidados específicos e um tratamento especial no que se refere a armazenamento, conservação e outras condições. Ex: arquivo de microfilmes, slides e disquetes;
• Especializados: são os arquivos que englobam documentos de uma única área do conhecimento, independentemente do suporte utilizado. Ex: arquivos de engenharia, arquivos jornalísticos, etc.

• Quando à extensão de sua evolução:
• Setoriais: são instalados nos próprios setores que utilizam o arquivo com freqüência;
• Centrais: recebem documentos de vários setores da instituição e centralizam tudo em um único arquivo.

• Quando ao estágio de evolução dos documentos:
• Correntes: conservam os documentos mais novos e com grande utilização;
• Intermediários: guardam documentos não tão utilizados, mas que ainda podem ser consultados, isto é, que ainda possuem valor administrativo;
• Permanentes: conservam documentos que já não mais possuem valor administrativo, restando apenas seu valor histórico.