Métodos de Arquivamento

• Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades;

• Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um arquivo:
• Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
• Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento.

• O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões;

• Método alfabético (sistema direto): utiliza da alfabetação para organizar os documentos e pastas. Algumas regras:
• Considera-se sempre o último sobrenome. Ex: João da Silva Santos = Santos, João da Silva;
• No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome;
• Preposições (“de”, “da”) não são partes do último sobrenome. Ex: José da Silva = Silva, José da;
• Sobrenomes compostos não se separam. Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco, José;
• Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em consideração na organização alfabética. Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;
• Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre parênteses. Ex: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);
• Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com exceção daqueles de origem árabe, japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se apresentam. Ex: Muhammad Ali = Muhammad Ali;
• Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e preposições, caso tenham. Ex. O Globo = Globo (O);
• Nomes de conferências, reuniões e assembléias em geral são escritos por extenso e, caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses. Ex: IV Congresso Nacional dos Concurseiros = Congresso Nacional dos Concurseiros (IV).

• Método geográfico (sistema direto): os documentos são organizados de acordo com o local de sua procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países;

• Método numérico (sistema indireto):   
• Numérico simples: as pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por meio de um índice, denominado onomástico;
• Numérico cronológico: neste método, os documentos também são organizados por números, porém a atribuição destes segue uma ordem cronológica;
• Dígito-terminal: usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com um número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.

• Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos por assunto. Ex: Pasta “folhas de pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim de facilitar o arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais basicamente consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.