Recebimento e Armazenagem

• Recebimento de Materiais: ao receber o que foi solicitado aos fornecedores, o setor responsável precisa analisar se todos os materiais conferem com as especificações do pedido, levando em conta os quesitos quantidade e qualidade. Compreende duas fases:
• Recebimento Provisório: não implica necessariamente em aceitação, a qual será feita posteriormente;
• Recebimento Definitivo: trata-se de análise profunda, minuciosa, a qual contempla aspectos relacionados à quantidade e à qualidade dos materiais. Se tudo estiver de acordo com o que foi contratado, é emitido o aceite em documento fiscal.

• Armazenagem: refere-se às atividades de identificação de materiais, movimentação física, guarda, controle e fornecimento destes quando forem necessários. Objetivos:
• Assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as especificações combinadas;
• Conservar os materiais;
• Aproveitar ao máximo o espaço físico;
• Permitir que o material esteja no local certo, na quantidade adequada e no tempo ideal;
• Evitar desperdícios.

• Critérios de Armazenagem:
• Por agrupamento: os materiais de características semelhantes são juntamente agrupados;
• Por tamanho, peso ou volume: materiais com tamanhos, pesos ou volumes significativos são armazenados próximos uns dos outros;
• Por freqüência: os materiais mais solicitados, isto é, aqueles que têm uma maior freqüência de movimento, são agrupados;
• Especial: critério que diz respeito à natureza especial do material (inflamável ou frágil, por exemplo) e aos cuidados necessários no seu armazenamento e manuseio.

• Técnicas de Armazenagem:
• Pallets: são armações de madeira nas quais são acondicionados os materiais, formando um volume unitário (unitização). Permite racionalizar o uso do espaço e facilitar a movimentação do material;
• Caixas e Gavetas: indicadas para o acondicionamento de pequenos objetos, como parafusos, pregos, canetas, entre outros;
• Prateleiras: usadas para armazenar materiais de tamanhos diversos;
• Raques: semelhantes às prateleiras, porém possuem um comprimento muito maior. Desta forma, são indicados para o acondicionamento de objetos longos, como tubos e barras de aço, por exemplo;
• Empilhamento: nada mais é do que colocar uma unidade de carga sobre a outra, aproveitando ao máximo o espaço vertical;
• Contêineres: são grandes caixas de aço, alumínio ou fibra, destinadas ao transporte unitizado de materiais em qualquer meio de transporte (navios, trens ou até mesmo aviões).

• Almoxarifado X Depósito: no almoxarifado são guardadas as matérias-primas, isto é, os materiais iniciais do processo produtivo. Já no depósito são guardados os produtos acabados, os quais já passaram por todas as fases de produção.

Movimentação de Materiais

• Conceito: nada mais é do que qualquer fluxo de materiais dentro de uma empresa.

• Efeitos de uma Eficiente Movimentação de Materiais:
• Aumento da produtividade;
• Redução de custos e despesas;
• Prevenção de acidentes;
• Utilização racional dos recursos produtivos;
• Redução da fadiga.

• Leis da Movimentação de Materiais:
• Lei da Obediência do Fluxo das Operações: as operações devem ser feitas de forma sequencial, uma depois da outra, seguindo um fluxo pré-determinado;
• Lei da Mínima Distância: os materiais devem percorrer as menores distâncias possíveis dentro do processo produtivo;
• Lei da Manipulação Mínima: deve-se evitar ao máximo o contato manual com os materiais, sendo preferível que todo o processo seja automatizado;
• Lei da Máxima Utilização dos Equipamentos: cada equipamento deve ser plenamente utilizado, tirando proveito ao máximo de cada uma de suas funcionalidades;
• Lei da Máxima Utilização do Espaço Disponível: deve-se otimizar ao máximo o uso dos espaços físicos;
• Lei da Segurança e Satisfação: os empregados também devem ser considerados, ou seja, a movimentação de materiais deve garantir a segurança e tentar diminuir a fadiga dos mesmos;
• Lei da Padronização: é recomendável usar equipamentos padronizados;
• Lei da Flexibilidade: é preferível que os equipamentos sirvam para várias funções e exerçam diversas tarefas;
• Lei da Máxima Utilização da Gravidade: além de ser levada em conta, a lei da gravidade deve ser utilizada ao máximo no desenho do processo;
• Lei do Menor Custo Total: a opção por um ou outro equipamento deve levar em conta o cálculo do menor custo total (custo inicial, operacional e de manutenção) e o tempo de vida útil daquele aparelho.  

Gestão de Estoques

• Estoque: é toda porção armazenada de mercadoria, isto é, aquilo que é reservado para ser utilizado em tempo oportuno.

• Métodos de Dimensionamento de Estoque:
• Consumo do último período: bastante simples, usa como base de projeção apenas o último período analisado;
• Média móvel: é calculada a média de consumo de vários períodos;

ATENÇÃO: As desvantagens do método da média móvel são os valores extremos de alguns períodos, que distorcem um pouco a realidade, além do fato de todos os períodos (antigos e mais recentes) terem o mesmo peso no cálculo.

• Média móvel ponderada: também é feita a média de uma série de períodos, porém com a atribuição de pesos a cada um. Assim, períodos mais recentes recebem pesos maiores, haja vista que refletem melhor a realidade presente.

• Estoque de segurança: é a quantidade mínima de materiais que a organização mantém para se proteger de situações contingenciais, para não faltar materiais e assim garantir a manutenção da produção.

• Ponto de Pedido: é o nível de estoque que, quando atingido, deve levar a um novo pedido de compra. Seu cálculo é realizado da seguinte maneira:

PP = consumo médio x tempo de reposição + estoque de segurança

ATENÇÃO: Tempo de reposição é o quanto demora desde o
momento do pedido do material até sua chegada ao almoxarifado.

• Rotatividade: indica a quantidade de vezes que o estoque “girou”, se renovou. Quanto maior, melhor é o aproveitamento dos recursos da empresa. Seu cálculo é bastante simples:

Rotatividade = custo de vendas / estoques

• Nível de Serviço: é a correlação entre todas as requisições recebidas pelo setor de produção e aquelas que o estoque foi capaz de atender. O ideal é que seu valor seja igual a 1, ou seja, que sejam atendidas 100% das requisições:

Nível de serviço = requisições atendidas / requisições recebidas

• Lote Econômico de Compra (LEC): é a quantidade ideal que se deve comprar em cada lote de produto, considerando os fatores custos de armazenagem do produto e custos do pedido:

ATENÇÃO: É vantajoso comprar em grande quantidade porque você pode obter um preço melhor, um desconto. Porém, como armazenar tanta coisa? Também teríamos maiores custos de armazenagem, não? É exatamente esse ponto de equilíbrio que buscamos quando calculamos o Lote Econômico de Compra.

ATENÇÃO: Mesmo que não haja nenhum estoque, ainda sim há custos de armazenagem. Quando uma empresa aluga um galpão como depósito, por exemplo, independentemente se nele há mercadoria ou não, ela terá que pagar o seu aluguel.

Controle Patrimonial

• Bens patrimoniais: são aqueles que integram o ativo permanente da organização, compondo seu acervo patrimonial. Podem ser classificados em:
• Móveis: podem ser deslocados sem alterar sua forma física (ex. computadores, veículos);
• Imóveis: não podem ser deslocados (ex. imóveis);
• Fungíveis: podem ser misturados, podem ser fundidos (ex. metais);
• Infungíveis: não é possível haver a fundição;
• Divisíveis: podem ser fracionados em partes (ex. um grande área rural);
• Indivisíveis: não podem ser fracionados (ex. automóveis);
• Tangíveis: são palpáveis, possuem massa (ex. mesa, cadeira, telefone);
• Intangíveis: não são palpáveis, não são corpóreos (ex. direitos autorais, patentes).

• O controle patrimonial de uma entidade se dá por meio de um efetivo registro de entradas (tombamento), movimentações (ou transferências) e saídas (baixas) de bens.

• Tombamento: é o processo de inclusão, de entrada de um bem permanente no sistema de controle patrimonial da organização. Modalidades:
• Aquisição: é a compra de determinado bem;
• Cessão: é o empréstimo gratuito de bens a uma entidade pública;
• Comodato: é o empréstimo gratuito de bens a uma entidade privada;
• Doação: é a transferência de propriedade de um bem de uma entidade para outra;
• Fabricação: é quando o bem é fruto do próprio processo produtivo da organização;
• Incorporação: ocorre quando no acervo da empresa se encontre, por um período mínimo de 2 anos, um bem de origem desconhecida. Neste caso, uma comissão especial avaliará e estimará o valor do bem em questão.
• Após o tombamento, é preciso realizar a fixação de plaquetas, procedimento em que são coladas lâminas de alumínio em locais visíveis dos bens, contendo um código de identificação dos mesmos ou, dependendo do caso, um código de barras;

 ATENÇÃO: Em alguns casos (devido à grande dimensão de um maquinário,
por exemplo), é inviável a fixação de plaquetas. Nestas circunstâncias, o
controle patrimonial é feito simplesmente a partir da
quantidade e da localização do bem em questão.

• Transferências: ocorrem quando há mudanças em relação ao responsável pela guarda de determinado bem. A oficialização das transferências é feita por meio da assinatura de um “Aceite de Transferência”.

• Movimentações: são as saídas de um bem do local de sua guarda sem a troca de responsabilidade pelo mesmo. Neste caso, sempre é emitido um documento denominado “Nota de Movimentação”.

• Inventário: é a ferramenta que permite o controle dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial de cada entidade, permitindo um levantamento da real situação dos bens e de eventuais disponibilidades dos mesmos, bem como necessidades de reparo e manutenção. Tipos de inventário:
• Anual: como o nome já diz, é realizado a cada final de ano;
• Inicial: é feito no momento de criação de uma unidade gestora, justamente para identificar os bens que serão de sua responsabilidade;
• De transferência: é efetuado em situações de troca de direção de uma unidade gestora, substituição de chefias, etc.;
• De extinção ou transformação: feito quando a unidade gestora é extinta ou transformada;
• Eventual: realizado em qualquer época.

• Quem realiza os inventários físicos é a comissão de inventário, a qual deve ser formada por 3 servidores de quadro permanente, no mínimo, e estes não podem pertencer ao setor de patrimônio da organização.

ATENÇÃO: Durante a realização do inventário, os códigos números e alfanuméricos atribuídos aos bens necessariamente devem ser sequenciais. 

• Desfazimento nada mais é do que excluir um bem do acervo patrimonial. Tal processo precisa seguir as diretrizes estabelecidas na lei e, logicamente, deve ser autorizado pela unidade gestora. Situações de baixa:
• Bens inservíveis (ociosos, irrecuperáveis, antieconômicos);
• Devolução de bens em comodato;
• Erros de tombamento.

• Modalidades de desfazimento:
• Alienação: é a transferência do direito de propriedade do bem, seja por meio de venda, permuta ou doação;
• Inutilização ou abandono: quando a alienação se torna inconveniente ou impossibilitada, a autoridade pode optar pela inutilização do bem ou até mesmo por sua destruição. Em todo caso, tudo deve ser devidamente documentado, seja por meio de Termos de Inutilização ou Justificativas de Abandono.

ATENÇÃO: A alienação de bens da Administração Pública é subordinada à existência de interesse público devidamente justificado.

Controle de Estoque

• Sistema de Duas Gavetas: método simples, baseado na utilização de duas gavetas ou espaços.
• Uma delas (gaveta X) é destinada ao armazenamento de materiais para suprir as necessidades de determinado período;
• Após esta ficar vazia, o almoxarifado faz uma requisição de compra ao setor responsável;
• Nesse intervalo (enquanto os itens da compra não chegam), são usados os materiais da gaveta Y, que funciona nada mais como um estoque de reserva.

• Sistema dos Máximos-Mínimos: consiste na atribuição de níveis de estoque máximos e mínimos desejados pelo administrador, o qual assim o faz por meio de uma análise qualitativa da expectativa de consumo para um período.

• Sistema de Reposições Periódicas: nada mais é do que estabelecer exatos períodos de tempo para haver a reposição de determinado material.

• Planejamento das Necessidades Materiais (MRP): complexo sistema que permite o cálculo do momento certo para a aquisição de materiais, utilizando diversos tipos de dados, como previsão de vendas, número de pedidos, entre outros.

• Just in Time (JIT): sistema de administração da produção que se baseia na não utilização de estoques. Em suma, tudo deve ser adquirido, produzido ou transportado no momento certo, isto é, exatamente conforme a demanda exigir. A essência do JIT é a eliminação dos desperdícios.

• Métodos de Avaliação de Estoques:
• PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair): as unidades mais antigas são as primeiras a saírem. Em ambientes inflacionários, gera custos mais baixos e uma lucratividade maior, no entanto, a empresa também terá que pagar mais tributos;
• UEPS (Último a entrar, primeiro a sair): é o inverno do PEPS, isto é, as unidades mais recentes saem primeiro. Em ambientes inflacionários, gera custos mais altos e uma lucratividade menor, no entanto, a empresa também pagará menos impostos.

  ATENÇÃO: O método UEPS é o mais vantajoso pelo fato de gerar menos impostos a recolher. Justamente por isso o mesmo é proibido no Brasil.

• Sistemas de Estocagem:
• Fixa: sempre há um local certo para a guarda de cada tipo de material. A grande vantagem desse sistema é a facilidade em localizar determinado material quando este for necessário. No entanto, ocorre um desperdício de espaço, visto que vários locais podem ficar vazios na eventual falta de um material;
• Livre: os materiais são armazenados em qualquer local. Tal sistema permite aproveitar todos os espaços (não há locais vazios), porém isso torna bastante complicada a localização de determinado item.

ATENÇÃO: Os materiais de estocagens especiais (inflamáveis, por exemplo) são armazenados em local fixo até mesmo no sistema livre. Esta é a única exceção.

Compras

• Conceito: diz respeito aos processos de localização de fornecedores, cotação e aquisição de materiais, acompanhamento da ordem de fornecimento e recebimento dos mesmos.

• Objetivo: manter suprida a organização por meio da aquisição da quantidade certa de materiais, no tempo preciso, com a qualidade desejada e por um preço competitivo.

• Seleção de Fornecedores: antes de optar por um ou outro fornecedor, a empresa deve analisar uma série de fatores, como preço, qualidade, prazos oferecidos, a regularidade do fornecedor em oferecer aquele material, serviços de assistência técnica, entre outros aspectos.

ATENÇÃO: Embora seja fundamental, o preço não é o único fator levado em conta na escolha de um fornecedor.

ATENÇÃO: A empresa deve construir uma relação de confiança e parceria com seus fornecedores. Em outras palavras, o negócio deve ser bom para ambas as partes (ganha-ganha).

• Centralização X Descentralização: quando as compras são feitas de forma centralizada, tudo é realizado por um único departamento. Já quando há a descentralização, estas atividades são feitas por várias unidades.
• Vantagens da Centralização: menores custos e melhores condições de pagamento, maior homogeneidade, melhor controle;
• Vantagens da Descentralização: maior agilidade, mais flexibilidade, melhor resposta a situações de emergência.

• Tipos de Fontes de Materiais:
• Única: como o próprio nome já diz, é quando há apenas um único fornecedor para determinado produto desejado;
• Múltipla: há vários fornecedores oferecendo o mesmo produto;
• Simples: até há outros fornecedores, mas por razões estratégicas, na busca pela construção de uma parceria de longo prazo, a empresa opta por comprar exclusivamente de um único fornecedor.

Classificação de Materiais

• Conceito: é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Atributos importantes de uma classificação:
• Abrangência: deve incluir um grande número de diferentes tipos de materiais;
• Flexibilidade: deve proporcionar o inter-relacionamento entre as diversas classificações;
• Praticidade: deve ser simples e direta.

• Classificação conforme o estágio de processamento:
• Matérias-primas: são os itens iniciais, os insumos básicos do processo produtivo;
• Materiais em processamento: são aqueles insumos que já não são mais matérias-primas, mas também não estão prontos, ou seja, estão situados em uma fase intermediária do processo;
• Materiais semi-acabados: encontram-se em estágio um pouco mais avançado, porém ainda precisam passar por algumas fases da cadeia produtiva;
• Materiais acabados: são materiais prontos, sejam peças isoladas ou componentes que precisarão ser anexados ao produto finalizado;
• Produtos acabados: é o produto final oferecido ao cliente após todas as fases de processamento.

• Classificação conforme a importância operacional:
• Materiais X: não são fundamentais, podem ser substituídos por similares e são de fácil aquisição no mercado;
• Materiais Y: possuem uma importância média. São necessários para a realização das atividades, porém podem ser substituídos por similares com facilidade;
• Materiais Z: são imprescindíveis e fundamentais. Trata-se de materiais de grande importância operacional, insubstituíveis e de difícil aquisição.

• Classificação ABC: baseia-se na importância relativa de cada item. É importante pelo fato de indicar aqueles materiais que devem receber maior atenção por parte do administrador.
• Materiais A: correspondem a apenas 20% da quantidade de itens, porém representam 80% do valor total;
• Materiais B: estão em uma situação intermediária;
• Materiais C: correspondem a uma grande quantidade de itens, porém representam uma pequena fatia do valor total dos insumos.

ATENÇÃO: A lógica da Classificação ABC vem da Teoria de Pareto. Em suma, vale dizer que os itens de maior valor exigem uma maior atenção, mesmo que sejam em poucas quantidades.

• Materiais críticos: são insumos que, por algum motivo, podem não estar disponíveis no momento em que forem necessários. Tais materiais podem ser escassos no mercado, ser de alto custo de aquisição, armazenagem, transporte ou de difícil previsão.

• Materiais auxiliares e de manutenção: são aqueles insumos que não são empregados diretamente na composição do produto final, mas como o próprio nome já diz, auxiliam no processo produtivo. Ex: colas, embalagens, produtos químicos, peças de reposição, gasolina, etc.