- Conceito: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
ATENÇÃO: Não
há gestão de documentos na fase permanente, pois neste caso os mesmos já não
possuem mais valor administrativo.
- Objetivos:
- Assegurar, de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de documentos;
- Permitir que arquivos sem valor legal, fiscal ou
científico sejam corretamente descartados;
- Permitir que a informação esteja prontamente
disponível a quem dela precisar;
- Assegurar a execução adequada de processos
automatizados de gestão da informação, como o da micrográfica, por
exemplo.
- Fases:
- Produção:
é a própria elaboração do documento em razão das atividades desenvolvidas
pelo órgão. Para não prejudicar o controle dos documentos, deve-se evitar
a reprodução desnecessária dos mesmos;
- Utilização:
é o manuseio dos documentos, o fluxo que estes fazem para cumprir suas
funções administrativas. Está relacionada ao trâmite, ordenação,
protocolo e arquivamento;
- Destinação:
é o processo de avaliação documental, com o fim de estipular o que será
descartado, o que será arquivado e os respectivos prazos de guarda.
- Diagnósticos: trata-se de um levantamento geral das
condições de funcionamento de um arquivo, avaliando vários fatores, como
instalações físicas, condições de armazenamento, recursos humanos, estado
de conservação de documentos, entre outros, identificando falhas e
possibilidades de melhoria.
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