Autuação e Controle de Processos

• Processo: é o conjunto ordenado de documentos, pareceres e atos que exijam um estudo mais detalhado, requeiram informações adicionais ou dependam de decisões técnicas.

• Autuação: é a formação do processo e a reunião dos documentos necessários;
• Os documentos devem ser ordenados de forma cronológica;
• Na capa do processo deve constar a etiqueta, informando o número do mesmo e outras informações básicas, como seu destino, por exemplo;
• As páginas devem ser numeradas, carimbadas e rubricadas;
• O servidor precisa saber o assunto do documento, por isso deve lê-lo, a não ser que este tenha caráter sigiloso;
• Não pode haver a inclusão de documentos transmitidos via fax;
• Não são atuados documentos que não sofrem tramitação, como convites para festividades, comunicações de posse, entre outros;
• O ideal é que se anexe ao processo os documentos originais, no entanto, caso isso não seja possível, é permitida a utilização de cópias;
• Processos classificados como urgentes logicamente terão prioridade;
• Caso haja algum equívoco na contagem de páginas, deve-se apor um “X” sobre o carimbo utilizado na marcação incorreta;
• Os processos não devem ter mais de 200 folhas cada um;
• Se não couberem todos os documentos em um mesmo processo, se faz a abertura de um volume subseqüente. Importante salientar que os documentos não podem ser desmembrados em dois volumes, ou seja, ou um documento fica inteiramente no primeiro volume, ou no segundo.

• Registro: é o preenchimento dos dados relativos ao processo em um sistema próprio de controle.

• Juntada: é a união de processos cujos documentos sejam dependentes ou guardem relação entre si.
• Juntada por anexação: é quando dois processos são incorporados definitivamente;
• Neste caso os processos são mantidos sobre duas capas, formando um processo único;
• Um Termo de Juntada por Anexação deve estar presente na última folha do processo mais antigo;
• O número do processo anexado se torna o mesmo do processo principal;
• A numeração das páginas deve prosseguir a partir do processo mais antigo, ou seja, é preciso recontar as páginas do processo mais novo.
• Juntada por apensação: é quando dois processos são juntados de forma provisória, para uma melhor compreensão e análise do assunto em questão;
• Os processos são sobrepostos e presos um ao outro, porém cada um deles mantém seu respectivo número;
• Um Termo de Juntada por Apensação deve estar presente na última folha do processo mais antigo.

• Desapensação: é a reversão do processo de juntada por apensação. Ou seja, após a finalidade da apensação ter sido atingida, os processos são separados novamente. Importante ressaltar que tal processo deve ser solicitado por meio de despacho do dirigente do órgão e deve ser lavrado um Termo de Desapensação no processo que solicitou a juntada.

• Desentranhamento: é a retirada de partes da documentação presente no processo. Para isso, é preciso haver autorização do dirigente do órgão mediante despacho. Vale ressaltar que a numeração do restante do processo continua inalterada, não é permitido desentranhar a folha inicial e é preciso haver a lavra de um Termo de Desentranhamento.

• Encerramento: quando as decisões e providências já tiverem sido tomadas, ou seja, quando o processo já tiver cumprido seu papel, este será encerrado. Em sua última folha deve constar um Termo de Encerramento.